Publié le 07-04-2025
Emploi ouvert aux contractuels
Merci de transmettre une lettre de motivation avec votre CV pour toute candidature
Missions :
Ces missions sont partagées par les 2 assistant-e-s.
Chaque assistant-e est amené-e à remplacer son/sa collègue en cas d'absence.
Gestion de la messagerie mails et des appels téléphoniques :
- Gestion des boîtes mails institutionnelles de la direction- Gestion de la diffusion interne des courriels- Gestion de la messagerie direction
- Recherche et diffusion d'information à la demande de la direction- Organisation de la continuité des activités - gestion des urgences et de la permanence y compris en situations de crise ou d'exercice de crise- Permanence téléphonique
Gestion des agendas de la direction :
-Tenue de l'agenda de l'équipe de direction (RDV, astreintes, congés.
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)- Organisation et planification des rendez-vous de la direction
- Préparation des audiences de la direction,- Accueil /réception des visiteurs reçus par la direction
Organisation des réunions et leur suivi :
- Suivi des échéanciers de préparation et de réponse aux commandes préfectorales,- Préparation des dossiers auxquelles participe la direction:
- Anticipation des productions attendues au regard du planning prévisionnel des CAR, pré-CAR, bilatérales, CODIR et audiences diverses.
- Préparation des dossiers, centralisation des notes des services, interface avec les services,- Gestion des réservations de salle et matériels pour la Direction- Mise en forme et rédaction des compte-rendus de réunions (dont codir),
Gestion des circuits courriers
- Contrôle des circuits courriers « réservés » arrivée et départ
- Vérification de la charte graphique
- Suivi centralisé des listes de diffusion
Activités diverses :
- mettre en forme et/ou rédiger des courriers, courriels et documents administratifs,- suivre des dossiers transversaux,
- recensement des besoins en fournitures administratives des agents de la DDETS et transmission des commandes au SGCD.
Gestion des stocks de fournitures administratives- gestion des déplacements et des missions de la direction (chorus DT)- alimentation, mise à jour et classement des réseaux informatiques de la DDETS (commun et direction)
Autres missions spécifiques à prévoir
Pas de Télétravail possible
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la direction qu'il assiste
Très grande disponibilité vis-à-vis de la direction,
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- réactivité et discernement dans la gestion des sollicitations
Fiches métiers
