Publié le 20-05-2025
Le Département d'Ille et Vilaine recrute un.
e Assistant.
e pour travailler au côté de nos Elu.
e.
s.
à Rennes, avec une prise de poste idéale fin aout 2025.
Rattaché.
e au Directeur de Cabinet, vous collaborez et participez à la mise en œuvre administrative de la politique du Département, en apportant une aide permanente aux élu.
e.
s ayant une délégation du Président.
A ce titre, vous êtes chargé.
e de :
Missions générales :
- Organiser les rendez-vous, gérer les plannings des élu.
e.
s
- Planifier les réunions et veiller à leur organisation logistique
- Préparer leurs déplacements ainsi que ceux des membres de l'équipe
- Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations
- Suivre directement ou en lien avec les services du Département les demandes adressées aux élu.
e.
s
- Classer, trier et archiver les documents
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier,.
.
.
)
- Concevoir des courriers, rapports, notes, documents de présentation
- Suivre les courriers sur Post-Office (Logiciels métiers)
- Élaborer et mettre à jour des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord
- Traiter une partie des informations du service (correspondance courante, y compris messagerie et affaires spécifiques)
Missions spécifiques :
Vous travaillez en lien avec d'autres Assistant.
e.
s de Vice-président.
e.
s pour :
- Assurer la continuité du service public
- Gérer les appels téléphoniques des demandes des élu.
e.
s
Vous participez aux permanences du secrétariat pour assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et les accueils physiques.
Spécificités du poste :
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et des besoins des élu.
e.
s.
Connaissances :
- Techniques de secrétariat (prise de notes, mise en forme courrier etc.
)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Expression orale et écrite de qualité
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point,.
.
.
) et appétence pour les logiciels métiers
- Prise en compte des mutations numériques (e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Connaissance des Collectivités territoriales souhaitée
Aptitudes requises :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Réactivité et polyvalence
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Autonomie, prise d'initiatives
- Sens du travail en équipe
- Capacité à chercher l'information
Expérience publique ou privée d'1 ou 2 ans d'Assistanat de direction ou similaire demandée.
- Les entretiens se dérouleront le mardi 24 juin après-midi ou/et le mardi 2 juillet apres-midi.
Des tests écrits en lien avec les missions sont prévus le même jour.
Pour postuler, nous vous invitons à nous transmettre :
- Votre CV pour découvrir votre parcours professionnel
- Une lettre de motivation pour connaitre ce qui vous anime et vous motive à travailler avec nous au département d'Ille et Vilaine
Niveau de Rémunération mensuelle à partir de 2217 € bruts soit environ 1784 € nets prime semestrielle incluse.
Un webinaire de présentation du poste vous est proposé le jeudi 22 mai de 12h à 13H.
N'hésitez pas à y participer !
Lien sur l'offre sur notre site.
Avantages du poste :
- Des plages de travail variables avec une prise de poste entre 7h30 et 9h30 et un départ entre 16h30 et 19h00, en fonction des besoins du service
- Télétravail possible jusqu'à 5 jours par mois
- L'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
- Une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
Fiches métiers