Publié le 16-05-2025
Poste à pourvoir du 1er septembre 2025 au 2 janvier 2026.
L'Assistant(e) des directions a pour mission de faciliter la gestion quotidienne des activités des membres de la direction en apportant un soutien administratif, organisationnel et logistique.
Il/elle assure également la coordination de l'information entre les différents services internes et externes.
Activités principales
Sous la responsabilité du Directeur Général l'Assistant(e) des directions aura les missions principales suivantes :
GESTION ADMINISTRATIVE :
Gérer les rendez-vous au quotidien des différentes directions ; Suivi des courriers entrants/sortants, Réceptionner et trier le courrier ; Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ; Préparer les COTEP Comité Technique et Pilotage - support de présentation avec les directeurs ; Mise à jour des documents applicables (Organigramme, règlement intérieur, livret d'accueil, livret de sécurité, etc) en lien avec le service RH ; Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différentes directions ou de l'extérieur aux personnes concernées) ; Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail ;
ORGANISATION ET COORDINATION :
Accueil physique des visiteurs, clients et partenaires ; Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.
) ; Organisation et animation des conseils d'administration et des assemblées générales (en lien avec la DAF et avec la responsable juridique) :
Rédaction des lettres de convocation.
Recensement des pièces annexes.
Aide à la préparation du support de présentation.
Envoi des lettres de convocation.
Préparation des procès-verbaux à partir des comptes-rendus écrits.
Réponse aux sollicitations ponctuelles des administrateurs.
Gestion de la signature électronique des documents officiels.
Effectuer les formalités requises.
Aide à la rédaction des rapports (gestion, gouvernement d'entreprise, orientations stratégiques).
COMMUNICATION :
Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports.
) ; Rédaction de la communication interne (gazette) 1x par semaine
RECRUTEMENT :
Publication et mise à jour des offres d'emplois sur le site internet en lien avec le service RH
LOGISTIQUE ET SUPPORT :
Recensement des besoins de matériel, de fournitures et de consommables, à réaliser sur un tableau Excel à transmettre à au pôle administratif et financier pour commande, réception du matériel et vérification du BL avec le BC ; Commande des goodies interne (tasses pour chaque collaborateurs) et goodies pour évènements.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.
) ;
Compétences attendues
Compétences techniques :
- La maitrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook, SharePoint)
- Connaissance des outils collaboratifs (planning partagé, réseau d'Entreprise, etc)
- Connaissances techniques du secrétariat (prise de note, numérisation, classement, archivage, etc)
- Connaissance du droit des sociétés
Savoir-faire :
- Aptitudes rédactionnelles et de communication orale
- Savoir prioriser les sollicitations et les missions principales
- Être polyvalent et réactif
Savoir-être :
- Rigueur, discrétion et sens de la confidentialité
- Réactivité, autonomie et sens de l'initiative
- Bon relationnel, sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités
- Esprit d'équipe et adaptabilité à des environnements exigeants
Information complémentaire :
- Contrat à durée déterminée du 1er septembre 2025 au 2 janvier 2026.
- Titres-restaurant.
- Mutuelle prise en charge à 90 % par l'employeur, niveau de garantie maximum.
- Possibilité d'un jour de Télétravail dès l'embauche et jusqu'à trois jours de Télétravail après la fin de la période d'essai.
Merci d'adresser votre candidature à l'adresse mail s
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