Publié le 20-08-2025
Référence CSP:
2025-2025751
Vous assurez au quotidien le secrétariat de la sous-directrice des entreprises et de son adjointe, ainsi que les fonctions d'assistance pour l'ensemble des agents de la sous-direction :
Pour la sous-directrice et son adjointe
- Gérer l'agenda et le courrier
- Assurer l'accueil des personnes ayant rendez-vous ou pour les réunions
- Appui pour l'organisation de réunions et séminaires (réservations de salles, mise en place de la visio-conférence le cas échéant)
Pour l'ensemble des agents de la sous-direction
- Assurer la mise en forme de courriers, de notes ou de diaporamas
- Assurer le suivi et l'archivage des notes (notamment via le parapheur électronique)
- Assurer le classement du courrier
- Gestion des frais de déplacement et de représentation
- Préparation des déplacements (réservation des transports, hébergement)
- Suivi des stocks de fournitures de bureautique et des commandes associées
- Accompagnement du recrutement (formalités administratives) et accueil des nouveaux arrivants
Vous serez amené à assister les agents dans l'organisation d'événements internes ou externes, tels que des séminaires et des moments de convivialité.
Les Assistants et Assistantes du service fonctionnent d'ores et déjà ensemble afin de pouvoir assurer une suppléance en cas d'absence (congés, Télétravail, etc.
).
Chacun disposant par ailleurs d'une expertise spécifique pour les dossiers complexes (déplacements, visio-conférences, recrutement et accueil, etc.
).
Afin de renforcer le collectif de travail, une réflexion est engagée afin de constituer formellement un pôle d'assistance rattaché au niveau du service, qui rassemblerait l'ensemble des Assistants et Assistantes du service.
Fiches métiers
