Publié le 05-05-2025
Sous la responsabilité du CA de l'association gestionnaire et par délégation du Directeur, coordonner le bon fonctionnement du Pôle Administratif.
Vous serez chargé de :
Gestion des ressources humaines :
-Suivi Administratif courant :
planning du personnel, congés absences, formation, préparation contrat de travail, mutuelle, prévoyance, SylAé etc.
.
Gestion financière, en relation étroite avec l'expert-comptable et le commissaire aux comptes.
En lien avec l'élue aux finances de JSF :
-Elaborer, avec le directeur, des tableaux de bord nécessaires au bon suivi des finances de JSF.
Préparer les travaux de fin d'exercice.
-Etablir les documents relatifs à la paye (établir les variables mensuelles) et assurer le lien avec notre gestionnaire paie.
-Assurer le lien régulier avec la banque, notamment en ce qui concerne la gestion de la C.
B et les versements.
-Accompagner les différents référents d'activités dans la gestion de leurs budgets.
-Assurer, en lien avec les référents pédagogiques, le suivi Administratif des dossiers des demandes de financement.
(Carsat, ARS, CAF, Dauphin, démarches simplifiées, Mairie .
)
-Contrôler mensuellement les livrets analytiques et le grand livre avec l'expert-comptable
-Superviser le suivi des paiements, facturations et encaissements.
-Assurer le suivi des outils de pilotage :
plan de trésorerie, tableaux de bord, suivi de subventions ;
-Participer à l'élaboration du budget prévisionnel ;
- Assurer le suivi des écritures comptables avec le cabinet d'expertise comptable externalisé
Organisation administrative :
-Structurer l'organisation numérique des projets en lien avec la compta analytique
-Superviser la production de statistiques de fréquentation des activités du Centre Social
-Participer aux réunions de coordination d'équipe de secrétariat et coordination des pôles
-Classement des documents Administratifs.
-Assurer le suivi de l'application des mesures de sécurité et du cadre réglementaire (document unique, contrats d'assurance, contrats d'entretien .
.
.
).
Gestion administrative des activités
-Élaborer annuellement les rapports d'activités des projets en lien avec les référents de Pôle.
-Suivre et évaluer mensuellement les actions subventionnées des pôles d'activités du Centre en lien avec leurs référents.
Les inscrire sur les différents portails (en ligne) des partenaires.
-Assurer le reporting et la transmission des travaux et dossiers en cours au Directeur pour validation avant envoi.
-Participer à la production de statistiques de fréquentation des activités du Centre Social
Communication
-Participer au bon fonctionnement et le suivi de la communication du centre social
- Superviser le traitement du courrier (réception et diffusion interne)
- Participer à différents temps forts de l'association
Profil recherché :
Vous avez une expérience solide en qualité de responsable Administratif et financier.
Vous maîtrisez la comptabilité générale et analytique.
Connaissance de gestion RH et maitrise d'Excel.
Vous connaissez les dispositifs et les des acteurs intervenant dans le champ de l'action sociale et de l'insertion.
Vous avez le sens de l'analyse, appréciez le travail en équipe et en réseau, et disposez d'une réelle appétence pour initier et développer des projets.
Votre esprit méthodique, votre sens de l'organisation et vos qualités rédactionnelles sont vos principales forces pour répondre aux exigences d'anticipation et de rigueur attendues sur le poste.
Expérience d'au moins 2 ans dans le même ordre de poste.
Une vocation sincère pour l'engagement social, avec le désir profond d'œuvrer aux côtés de celles et ceux qui traversent des difficultés, en plaçant l'humain au cœur de chaque action du territoire local.
Fiches métiers