Publié le 18-12-2025
Localisation du poste :
Direction/service :
CABINET DU PRESIDENT
Date de prise de poste souhaitée :
Février 2026
Site :
Ronzier - Tertiales - Centre Ville de Valenciennes
Le poste est positionné au secrétariat du cabinet regroupant les traitements Administratifs des requêtes adressées à la gouvernance.
Le secrétariat assure la liaison entre la gouvernance, la Direction Générale et tout autre service de l'Université ou extérieur sous l'autorité du chef de cabinet.
C'est un service support pour le président et la vice-présidence.
Définition du poste :
Les activités s'articulent autour de mission d'accueil, d'appui et d'accompagnement des activités de la présidence
Il-elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire auprès de la présidence.
Il-elle accompagne la communication externe et interne de la gouvernance.
Il-elle accompagne les manifestations et événements en lien avec la communication et les relations internationales (cérémonies protocolaires, accueil de délégations étrangères, vœux, palmes académiques, cérémonie des retraités, assemblées.
.
.
)
Il-elle est garante de la quali
Missions et tâches liées au poste:
Suivi et veille des agendas de la présidence au sein du cabinet
Préparation / organisation logistique et matérielle de réunions
Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)
Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, courriers)
Diffusion des informations émanant de la présidence à l'ensemble des services internes et/ou externes
Définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe
Appui à la préparation de dossiers stratégiques (COMP, HCERES.
.
.
) et la gestion des relations avec les partenaires externes (rectorat, communauté d'agglomération.
.
.
)
Diffusion des informations émanant de la présidence à l'ensemble des services qui y sont rattachés en lien avec le service communication
Organisation d'événements portés par la présidence
Participation à la politique d'archivage de l'établissement - rôle de correspondant/référent
Collaboration avec les services adossés à la présidence (DCom + Service Action Culturelle + Pole Relation Internationales), la Direction Générale.
Compétences et connaissances requises :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités
- Bonnes compétences à l'oral et à l'écrit
- Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat
- Maîtrise des logiciels spécifiques à l'activité
- Esprit de synthèse
- Gérer les priorités
- Savoir planifier et respecter les délais
- Maîtrise de la communication.
Compétences comportementales :
Sens de l'initiative
Capacité d'adaptation
Réactivité
Capacité à gérer le stress
Sens relationnel, souplesse
Discrétion, réserve, sens de la confidentialité
Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
Capacité d'anticipation
Sens de l'écoute
Sens du service public
Disponibilité
Diplôme, formation ou expérience requise :
Bac à bac+2
Expérience Secrétariat de Direction souhaitée
Un niveau de formation en anglais serait apprécié (B1)
Contraintes liées au poste :
- Disponibilité requise lors des pics d'activités (2 à 3 fois par an)
Le Télétravail pourra être envisagé après une période d'intégration, mais il ne sera pas
possible lors de la prise de poste.
Télétravail possible
Fiches métiers